אחרי שהכנו את כוס הקפה של הבוקר, פותחים את המייל לראות אם יש עניינים דחופים, בקשות או תלונות שדורשות התייחסות מיידית. חייבים לעמוד בפני הפיתוי ולא לענות עדיין לכל הלקוחות! ממש תיכף נבהיר למה.
הדבר הראשון והכי חשוב זה לתת מענה נכון לניהול עמודי פייסבוק ולרפרש אותם. אם עושים את זה מסודר כמו בשיטה שמפורטת כאן, מצליחים לתת מענה לכל הפניות בכל העמודים במינימום זמן.
כדאי לפתוח את כל העמודים שמנהלים בטאבים, להיכנס לכל עמוד, לרפרש, ובסיום לסגור את הטאב וככה נוודא ששום עמוד לא נשכח. הרפרוש עצמו כולל לענות להודעות באינבוקס, להגיב לתגובות ולענות לשאלות בפוסטים ובמודעות השונות, להעלות פוסט ולממן אותו ולוודא שכל הקמפיינים רצים ומתפקדים כמו שצריך. אחרי שכל הטאבים סגורים, יודעים בוודאות שכל עמודי הפייסבוק שאנחנו מנהלים רופרשו וטופלו. במידה ויש שאלות כלשהן בעמודים שצריך לבדוק מול הלקוח, משאירים את הטאב פתוח עד לסיום הטיפול.
טאב פתוח עוזר לנו להבין מה עדיין לא טופל, איפה אנחנו מחכים לתשובה של הלקוח, ואחרי שעשינו את זה אנחנו נוכל גם להגדיר דחיפויות, סדרי עדיפויות ומבנה נכון של המשך היום.
זוכרים את המייל שפתחנו לפני שהתחלנו את תהליך הרפרושים? עכשיו זה הזמן לעשות שינויים או תיקונים בעמוד אם התקבלו בקשות מלקוח. כשמסיימים לרפרש את כל עמודי הפייסבוק אפשר לחזור למייל ולענות על כל מה שדורש מענה. לרוב קורה שבמהלך הרפרוש עולות שאלות שיש לשאול את הלקוח, אז המענה למיילים יכול לכלול את השאלות הרלוונטיות. סדר הפעולות של הצצה במייל, רפרוש עמוד, ורק אחרי זה מענה למיילים חוסך התכתבויות קטועות ורבות עם הלקוחות ומאפשר ריכוז של כמה נושאים במייל אחד גדוש, שיזכה אותנו בתשובה אחת מלאה ולא באינספור מיילים שיוצרים תחושת עומס והצפה.
אחרי שסיימנו את החלק הדחוף של הבוקר, אפשר להתפנות למעבר מלא על קמפיינים בפייסבוק, לבחון את התוצאות של היום האחרון, לוודא אם יש דברים שדורשים טיפול מיידי ושהשינויים שבוצעו לאחרונה כבר עושים את העבודה. הבדיקה של הקמפיינים חייבת להיעשות שאנחנו רגועים, בלי לחץ ובלי הפרעות. מעבר על דוחות נתונים הוא תמיד דבר עדין וכדי לעשות אותו בהצלחה - צריך את התנאים האידיאליים.
בשלב הזה מתכננים את המשך היום בהתאם לדחיפות וסדר העדיפויות האישי. תקבעו לעצמכןם כמות משימות הגיונית ולא עמוסה מדי שתרשמו ברשימה, ותמחקו כל משימה שבוצעה. תחושת הסיפוק אדירה!
זהו, סיימנו את פעולת הבוקר הפשוטה! תתחילו כל יום בסדר הזה, וכל עמודי הפייסבוק שאתם מנהלים יקבלו את השירות וההתייחסות המיטביים, ותוכלו להתפנות ללו"ז היומי שלכם שתסדרו על פי דחיפות, חשיבות וסדר העדיפויות שלכם.
לקריאה נוספת
http://www.bloop20.co.il/
